Para o cidadão, os passos para inscrição/alteração/baixa no Cadastro Sincronizado Nacional são os mesmos adotados atualmente pelo CNPJ:
1º Passo: o cidadão utilizando-se do aplicativo de coleta de dados/informações para inscrição/alteração/baixa da pessoa jurídica ou demais entidades (atualmente é o Programa Gerador de Documentos CNPJ - PGD CNPJ), composto tanto de fichas com informações do interesse da Receita Federal, quanto de fichas com informações de interesse dos Estados, Distrito Federal ou Municípios. O aplicativo de coleta pode ser obtido via Internet, seja na página da SRF, seja nas páginas dos convenentes.
2º Passo: o aplicativo de coleta, ao ser transmitido/enviado pela Internet, gera código de acesso para acompanhamento da solicitação. A solicitação passa por verificações eletrônicas automatizadas (PPA) que consulta tanto os sistemas da Receita Federal, quanto os dos conveniados. Caso a pesquisa não verifique impedimentos, é emitida uma confirmação (atualmente é Documento Básico de Entrada - DBE ou Protocolo). Caso haja impedimentos, é disponibilizada na internet a relação dos impedimentos.
3º Passo: o contribuinte deve enviar a cópia do ato registrado e o DBE para o endereço informado na Internet. A utilização do Sedex é opcional.
4º Passo: o atendimento da Receita Federal e dos convenentes efetua a análise do pedido conforme procedimentos próprios de cada Órgão, deferindo ou não o pedido.
5º Passo: o resultado é informado ao contribuinte via Internet. Por exemplo, no caso de inscrição deferida, o contribuinte poderá emitir e imprimir o seu comprovante de inscrição no CNPJ. O número concedido alimentará tanto a base CNPJ da SRF, quanto a base dos convenentes. Da mesma forma, o motivo do indeferimento será informado (este motivo poderá ser decorrente da Receita Federal ou dos convenentes).
Fluxo do Processo
Nos procedimentos de inscrição, alteração e baixa de pessoas jurídicas e demais entidades, o contribuinte, após registro do ato correspondente, preenche o PGD e transmite via Internet (com uso do ReceitaNet).
Os documentos referentes à solicitação são apresentados diretamente na unidade administrativa da SRF de jurisdição do estabelecimento ou, onde houver convênio, na respectiva Junta Comercial.
O deferimento resulta na emissão/atualização do CNPJ e Inscrição Estadual simultaneamente.
Autenticação das Solicitações - Atual
Documento Básico de Entrada – DBE: Inscrições/Alterações/Baixas de todos os estabelecimentos de não interesse Sefaz ou, no caso de inscrição, se interesse Sefaz.
Protocolo de Transmissão da Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica - FCPJ: Inscrições/Alterações/Baixas de todos os estabelecimentos, cujas solicitações foram efetivadas por meio de Usuário/Senha Estadual ou Certificação Digital.
Usuário/Senha Estadual: Alterações/Baixas interesse Sefaz.
Certificação Digital: Todos os procedimentos de CNPJ.
Cancelamento de solicitação: Até a confirmação do recebimento da documentação ou, até a suspensão da inscrição, no caso de baixa.